Hvordan styret bør planlegge rehabilitering/oppussing av fellesarealer
Planlegging og gjennomføring for rehabilitering av fellesarealer
Sameier og borettslag (boligselskaper) er store økonomiske bidragsytere til entreprenørbransjen. Store rehabilitering- og oppussingsprosjekter av fellesarealer, slik som bytte av vinduer og dører, etterisolering og fornying av fasader, oppussing av oppganger og yttertak, baderomsrehabilitering, rørfornying og garasjerehabilitering er eksempler på det. Disse arbeidene er ofte svært kostnadskrevende for boligselskapene som ikke sjelden finansierer dette gjennom låneopptak som igjen betales gjennom felleskostnadene.
Det er styret i boligselskapet som har det øverste ansvaret for drift vedlikehold av fellesarealene. Således er det styret som skal sørge for forsvarlig planlegging og gjennomføring av slike arbeider.
Her gir vi styret noen gode råd til disse prosessene:
Oversikt over vedlikeholdsbehovet
Skaff oversikt over hva som trengs å gjøres på fellesarealene. Innhent for eksempel tilstandsrapport fra et takseringsfirma som har dette som sitt fagområde som kan si noe om tilstanden på fellesarealene. Presenter tilstandsrapportene for de øvrige beboerne sammen med et forslag til en vedlikeholdsplan som også viser hvordan rehabiliteringen/oppussingen av fellesarealene kan finansieres. La beboerne/eierne komme med sine synspunkter.
Ikke gjør alt med en gang
Prioriter rehabilitering av fellesarealer etter behov og type arbeid. Har boligselskapet vedtatt å lage nye bad samt skifte vinduer i alle 20 boligblokkene, så start med baderommene i 5 boligblokker, og vent med å skifte vinduene. Gi heller utførende entreprenør en mulighet til å vise at de kan gjøre en god jobb, holde seg innenfor tidsfrister med mer, før de gis mulighet til å fortsette arbeidet på de øvrige blokkene. Riktig prioritert rekkefølge gir styret i boligselskapet bedre kontroll, mens ofte vil entreprenør anbefale at alt gjøres samtidig. Det trenger ikke å være hensiktsmessig for boligselskapet, og det trenger heller ikke bli billigere. En god kontrakt kan regulere denne fremgangsmåten på en effektiv og smidig måte, for både entreprenøren og boligselskapet.
Bruk riktig kontrakt
Søk råd hos advokat før kontrakt skal signeres med entreprenør på rehabilitering og oppussing av fellesarealer. I de aller fleste prosjekter med rehabilitering og oppussing av fellesarealer vil det dukke opp uforutsette forhold som styret ikke har tenkt på. Endringsmeldinger, varslinger om prisøkning, metoder for utførelse og omfang er noen få stikkord i den forbindelse. Bistand av advokat for valg av riktig kontrakt og kontraktsvilkår vil gi boligselskapet fordeler. Det er spesielt viktig der arbeidene skulle få et uønsket resultat.
Sikkerheter og garantier for utførelse
Garantistillelse og sikkerhet for utførelsen av rehabiliteringen/oppussingen av fellesarealene vil skape en stor trygghet for boligselskapet. Slike sikkerheter skal bidra positivt til at selve utførelsen er i tråd med kontrakten samt sikkerhet for eventuelle reklamasjoner. Kontrakten bør derfor regulere en sikkerhet for boligselskapet. Her bør styret i boligselskapet forhandle seg frem til mer enn det som er vanlig praksis i bransjen.
Dagmulkt ved oversittelse av frister
Avtalt frister for ferdigstillelse med dagmulkt der fristene oversittes. Det gir utførende entreprenør et godt initiativ til god fremdrift av prosjektet og som gir styret en sikkerhet mot forsinkelser. Til overtagelse av utførte arbeider bør styret rådføre seg med en uavhengig kontrollør for å forsikre seg om at arbeidene er utført i henhold til kontrakten. Engasjer en prosjektleder som skal følge opp utførelsen under vei i prosjektet. At utførelsen er i tråd med det som er avtalt i kontrakten og offentligrettslige blir dessverre ofte en tvist mellom boligselskapet og entreprenøren.